tiistai 9. lokakuuta 2018

Näyttelyn järjestäminen

Mitä kaikkea näyttelyn järjestäminen vaatii? Mihin kuluvat ilmoittautumismaksut? Mitä kaikkea oikeastaan pitää hoitaa, että näyttelypäivä mahdollistuu?


Suomessa järjestetään useita frettinäyttelyitä vuodessa. Niitä järjestetään niin frettiliiton, kuin jäsenyhdistysten toimesta, mutta myös harrastelijaporukoiden kesken. Osa näyttelyistä on vakiintunut vuosittaisiksi tapahtumiksi, osa järjestetään harvemmin. Osa näyttelyissä kävijöistä on ollut mukana järjestämässä näyttelyitä, suurin osa ei. Tämän vuoksi ihmisillä on erilaisia käsityksiä siitä, mitä kaikkea näyttelyn järjestäminen vaatii ja mitä kaikkea pitää tehdä ennen näyttelypäivää.

Puhun nyt vain omasta puolestani ja minun kokemuksistani. Toki olen jutellut muutaman muun kanssa, jotka ovat olleet järjestämässä omassa porukassaan näyttelyä. Itse olin mukana toista kertaa järjestämässä näyttelyä. Itselläni on frettejä ollut vasta kolmisen vuotta. Näyttelyissä olemme käyneet harvakseltaan. Eli kokemusta ei ole niin paljoa, kuin monella muulla on, mutta jokin käsitys kuitenkin.




Ensimmäisen näyttelyn päädyimme järjestämään, koska meillä päin, eli Keski-Suomessa ei näyttelyitä ole järjestetty juurikaan. Näyttelyt painottuvat Etelä-Suomeen, koska harrastajia on siellä enemmän. Niimpä harrastelija porukkamme sai hullun idean, että tehdää näyttely sit ite. Ja mehän tehtiin. Ja kompasteltiin ja mutkiteltii matkalla aika paljon. Ei ole näyttelyn järjestäminen niin helppoa. Työstettiin sitä lähes vuosi enne varsinaista tapahtumapäivää. Ei mikään iisi homma ensikertalaisille.

Mitä kaikkea se sitten tarvitsee?

Porukka.
Se porukka, joka näyttelyn järkkää vaikuttaa todella paljon lopputulokseen. Niin monta kun on ryhmässä jäseniä, niin monta on mielipidettä. Kuinka sovittaa yhteen aikataulut tapaamisille? Paljon tarvitsee myös joustoa ja sovittelua, jotta saadaan kaikille mieleinen loppuratkaisu, tai ainakin enemmistön mukainen. Kaikki eivät voi osallistua yhtä paljon, ihan jo elämäntilanteiden vuoksi. Osa käy töissä, osa opiskelee, osalla on lapsia/harrastuksia ym. Pitää sopia, kuka hoitaa mitäkin. Vastuuta pitää olla valmis ottamaan ja järjestämiseen valmis panostamaan. Kaikkea ei voi jättää yhden ihmisen harteille. Tai voi, mutta se ihminen kyllä sitten hukkuu siihen tekemiseen. Eli hyvä porukka, jotka on kaikki yhtä lailla mukana hommassa ja valmiita siihen panostamaan.

näyttelyluetton malli 2017

Tapahtumapäivä, paikka ja tuomari.
Paikan saaminen ei ole itsestään selvyys. Jokaiseen vuokrattavaan tilaan ei saa tuoda lemmikkejä. Joidenkin vuokrat ovat niin korkeat, että se söisi koko budjetin. Tilaa pitää olla kuitenkin riittävästi. Pitää olla ainakin wc, halutaanko kahviota, entä yöpymismahdollisuutta?
Tuomari. Suomalainen ja vai ulkomaalainen? Ulkomaalainen maksaa enemmän, mutta voi vetää suomalaista enemmän porukkaa paikan päälle. Suomalaisia on kuitenkin tarjolla joka vuosi liiton näyttelyssä. Jos ulkomaalainen, kuka? Onko kontakteja kellään? Kuka ottaa yhteyttä, puhuuko englantia? Onko tuomaroinut aiemmin? Pääsekö tulemaan, milloin se varmistuu? Pystyykö lähteämään jo päivällä, mihin aikaa olisi Suomessa? Mihin aikaan pitää olla takaisin?
Tapahtumapäivä. Niin että omalle porukalle sopii ja paikka saadaan vuokrattua ko.ajankohtana. Niin ettei liian lähellä ole kovin montaa frettinäyttelyä: porukka ei ihan joka viikonloppu jaksa reissata näyttelyissä. Keväällä alkaa pentukausi kasvattajilla ja ihmiset puurtaa töissä enne lomille pääsyä. Syksyllä on paluu arkeen ja paljon tehtävää ja menoja. Kesällä ihmiset on lomamatkoilla. Talvi on jo täynnä näyttelyitä. Kuinka kauan tapahtumapäivään on, ehditäänkö tehdä kaikki tarvittava?

2017

2018

Näyttely ja vastuunjako
Näyttelyn teema ja sisältö. Onko jokin väri tai aihe teema? Järjestetäänkö kahvila, entä arpajaiset? Onko valokuvausta tai muuta extra tekemistä, kuten visailua näyttelypaikalla recallien aikaan? Otetaanko häkinkoristelu kilpailu, kuka siitä vastaa ja mitä palkinnoksi?
Mihin aikaan aloitetaan, milloin pidetää ruokatauko ja kauanko se on? Kuinka kauan arvellaan koko näyttelyn kestävän? Kuka huolehtii mistäkin päivän aikana? Entä recallien järjestäminen? Missä, ketkä siellä vastaa frettien näyttämisestä? Kuka kantaa ylipäätään luokat? Kuka sihteeröi? Entä pisteenlasku? Kuka on vastuussa turvallisuudesta tai hätätapauksessa ensiavusta? Tarjotaanko paikan päällä ruokaa, sovitaanko jonkun yrityksen kanssa yhteistyöstä? Kuka leipoo kahvilan pullat? Kukas olikaan hakemassa junalta porukkaa? Kuka kuskaa pois? Oliko jollekin sovittu jo aamupalasta vastaaminen? Entä kun jää yöpyjiä, kuka yöpyy heidän kanssaan ja ottaa vastuun yöstä? Jälkisiivous suoraan näyttelyn jälkeen vai seuraavana aamuna?

Paljon muistettavia ja hoidettavia asioita.

2017

2018

Budjetti
Koostuu ainakin meillä suoraan ilmoittautumismaksuista. Mikä laitetaan ilmoittautumismaksun suuruudeksi? Jos se on kohtuullinen, niin esimerkiksi 5 fretin omistaja ei joudu maksamaan itseään kipeäksi. Toisaalta niillä tulisi kattaa kaikki menot. Eli arvio paikkavuokra+tuomari+palkinnot+muut kulut = budjetti= ilmoittautumismaksu. Jos on pienempi ilmoittautumismaksu, ei se voi vastata näyttelynä sellaista, joissa on huomattavasti suurempi. Kuluihin vaikuttaa paljonko tehdään itse, mitä ostetaan ja mitä saadaan sponsorointina. Mitä enemmän jää itse maksettavaksi ja hankittavaksi, sitä suuremmat kulut.

2018 Bos

Mikä näyttelynjärjestämisessä maksaa?
Kaikki. Jopa se kertakäyttö pahvimuki josta juodaan kahvi. Näytteluluetteloiden tulostaminenkin maksaa, jos ei ole omaa tulostinta, eikä siihenkään muste ole ilmaista. Helpointa on ajatella, että näyttelyilmojen mukainen budjetti voisi mennä suoraan palkintoihin. Sitä on kuitenkin aika älyttömän paljon muitakin kuluja. Jokainen ilmoittautumisen yhteydessä saatu pahvikassi maksaa, onko sitä tullut ajatelleeksi kun itse ekoja kertoja kävi näyttelyissä? No ei tosiaankaan.
Kaikista suurimpia yksittäisiä kuluja ainakin meillä ja kuten uskon muillakin olevan on paikka vuokra ja tuomari. Etenki jos tuomari on ulkomailta. Mitä maksaa matkustaminen, yöpyminen, kuljetukset, ruoat? Jos ei voi yöpyä kenenkää luona, niin pitää maksaa hotelli. Meillä pelkästään tuomarin kuljettaminen lentokentältä Keski-Suomeen tuo kuluja. Eri se on ajaa parikymmentä kilometriä, kuin satoja ees taas. Paikkavuokrat vaihtelevat 300-600 euron välillä täällä Keski-Suomessa. Tuomariin voi upota satoja satoja euroja. Vaan eipä se kuulemma ole halvempaa muillakaan.

Sponsorit
Sponsorien kysely kannattaa aloittaa ajoissa. Se tarkoittaa lukuisia yhteydenottoja ja viestejä. Kieltäytymisiä, sopivien sponssimäärien sommittelua, pakettien hakemista. Pohtimista, mikä sponsoroitu tuote menee mihinkin palkintoon. Entä jos sponssina ei tule juuri mitään tai kukaan ei halua lähteä? Tai jos sponssina tulee tuotteita, jotka eivät ole 100% freteille sopivia tai käytännöllisiä? Se näkyy sitten luovuutena ja itse tekemisenä, joskus myös huonoina valintoina ja ratkaisuna. Mutta kaikesta oppii ja pikku hiljaa kehittämällä päästään parempaan tulokseen!

2018 BIS BOS palkinnot

2018 Osa palkinnoista 

Palkinnot
Osa tulee toivottavasti sponssina. Loput ostetaan tai tehdään itse. Pedit, riipparit, unipussukat ym. voi tehdä itsekin. Jos osaa. Ja sitten pitää miettiä mistä kangas, kuinka paljon se maksaa metriltä, kuinka paljon tarvii ja mitä siihen on varaa laittaa. Entä täyte? Langat taitaa herkästi mennä omasta pussista. Mitä muuta palkinnoksi? Onko palkinnot riittävän hyvät? Onko ne sopivat suhteessa sijoihin ja muihin palkintoihin nähden? Mitä osallistuja ylipäätään voisivat haluta palkinnoksi?

Tähän väliin on pakko mainita, että frettinäyttelyt ovat todella palkintorikkaita tapahtumia. Monissa muissa, kuten kissa ja koiranäyttelyissä ei ole samanlaista palkintojen hurmaa. Frettinäyttelyihin tuntuu kuuluvan tärkeimpinä se, mitä saadaan palkinnoksi, onko se tarpeeksi hieno ja onko sitä riittävästi sijoitukseen nähden. Ei niinkään fretin sijoitus. Jos jostain tulee palautetta herkästi, niin palkinnoista. Kuinka tehdä riittävän hyvää, huomioiden budjetti ja omat taidot? Onko tarkoituksena kilpavarustella ja palkita mahdollisimman runsaasti, jotta ilmoittautumismaksulle tulee vastinetta? Entä kun niistä maksuista olisi maksettava kaikki muukin?

2017 Sihteeröintiä
Muut kulut
Mitä on muut kulut? Kirjekuoret, kassit, tulostetut luettelot. Kahvilatuotteet (jotka toivottavasti katetaan kahvilan tuotoilla) Kuluuko vuokrapaikkaan vessapaperit ja talouspaperit? Tarjoaako näyttely pelletit? 
Sen voin ainakin allekirjoittaa, että tarkkaan ollaan saatu laskea kaikki kulut, että saadaan ne katettua. Kyllä se kaikki raha vaan tuppaa siihen pelkkää järjestämiseen menemään. Ja ehkä vähän vielä menee omastakin, kun kuljetaan ympäri kaupunkia autolla hakemassa ja viemässä tavaraa. Otetaan omasta hyllystä vähän lankoja, paperia, kuminauhoja, kirjekuoria ym tai tulostetaan mustekasetit tyhjiksi luetteloita varten.

Palaute
Näyttelyistä saa lähes aina palautetta. Itse kysyimme sitä viime vuonna ja niin teimme tänäkin vuonna. Haluamme suoraa palautetta siitä, mikä toimi, mikä ei ja mitä voisimme parantaa. Se palaute, joka jaa pyörimään ihmisten keskuuteen kuiskutteluina ja epäilevinä lauseina on ihan paskaa. Se ei ole reilua, eikä järkevää. Jos kokee, että joku ei mennyt oikein, niin sitten siitä pitää reilusti sanoa. Yhtälailla se pitää kyetä vastaanottamaan. Ei kaikki onnistu tai mene niinkuin on suunniteltu. Sitähän tää elämä on. Virheitä sattuu ja se, että oman harmituksen ja väsymyksen purkaa toisten niskaan on vaan tyhmää.
Uskoisin, että järjestäjät tekee kaikkensa, että päivä ois onnistunut ja hyvä. Kuka nyt tahallaa omaa päiväänsä ja tapahtumaansa pilaisi? Jos ei pysty palautetta antamaan omalla nimellä ja naamalla, niin sitten ees nimetön, mutta silti asiallinen ja hyvä palaute auttaa enemmän kun pelkkän oman nokan nyrpistely ja kaverille avautuminen. Reilu ja mukava ilmapiiri ei pysy eikä synny, jos asioista ei puhuta suoraan. Kaikkien ei tarvitse olla samaa mieltä, se on ihan okei. Silti voi olla asiallinen ja kohdata toiset reilusti.

2017 Pet luokka

2017 Pet luokan palkinnot

Motivaatio
Kaikkia näyttelyitä ei järjestetä uudelleen. Siihen on monia eri syitä. Joskus yksinkertaisesti jaksaminen ja aika ei riitä, kun järjestäjät tiedostavat kuinka paljon voimia se vie.

Jos vaikka 2/3 osaa budjetista vie paikka ja tuomari ja sen jälkeen saa vielä moitteet palkintojen surkeudesta ja näyttelyn sujumisesta, en ihmettele että osa järjestäjistä ei järjestä enää näyttelyitä. Tai jos on puolikin vuotta järkätty tapahtumaa tosissaan, niin että viimeiset kaksi kuukautta ei oo muuta tehtykään oman arjen lisäksi ja tapahtumasta jää paskan maku suuhun, ei se kannusta jatkamaan.

Tai kun tuomari valikoi voittajiksi frettejä, jotka eivät kaikkien osallistujien mielestä olisi kuulunut voittaa ja syynä onkin yhtäkkiä lahjottu tuomari. Niinku ihan oikeasti? Parhain tilanne on, jos näyttelyn järjestäjiin kuuluvien fretit ei pärjää. Silloin ei saa niin herkästi niskaansa sitä, että tuomari on valikoitu niin että se suosii järjestäjän frettejä tai ihan oikeasti kun jotkut jaksaa jauhaa, että tuomari ois lahjottu. Ymmärrän kyllä, että joskus syntyy harmitusta, kun oma fretti ei pärjää tai omasta mielestään jonkin fretin sijoitus ei ole se, miksi sen olisi itse arvioinut. Mutta jos emme voi luottaa tuomarien näkemykseen ja kokemukseen, sekä arvostelukykyyn, niin mitä järkeä koko näyttelyissä on?

Kurjinta on, jos huono mieli jää omasta porukasta. Näyttely halutaan järjestää ja siitä sovitaan, mutta lopulta kukaan ei olekaan valmis ottamaan vastuuta tai tekemään asioiden eteen töitä. Kyselyihin näyttelyä koskevista päätöksistä ei vastata ja sitten kun päätökset on tehty, valitetaan, ettei sen olisi niin pitänyt mennä. Luvataan hoitaa asioita, jotka jätetää tekemättä, eikä kerrotta muille. Hieman ennen näyttelypäivää ollaan että, ohhoh huppista, unohtu ihan täysin, sori! Tai kun kiitetään ylväästi koko porukkaa hienosti hoidetusta työstä, kun todellisuudessa yksi tai kaksi henkilöä on hoitanut lähes kaiken. Pelkkä näyttelyäpäivänä paikalle ilmestyminen ja avustaminen on niin pieni osa koko järjestämistä. Pelkkä ilmottautumisten vastaanottaminen, sponssien kanssa viestittely ja ylipäätään kaikki kontaktoiminen vie aikaa. Ja se aika on sitten arkiaskareiden ja velvollisuuksien jälkeen.

Nämä eivät tosiaan ole kaikilta osin vain omia kokemuksia. Osa on muilta järjestäjiltä kuultuja. Toki meilläkään ei täydellisesti toiminut ekalla kerralla homma ja opittiin siitä paljon, mut lopulta porukka toimi hyvin. Se vaatii aika paljon yhteistyötä ja joustavuutta et homma pelittää. Tänä vuonna pärjättiin jo paljon paremmin!

2018 BIS

Jaksaminen
Itse näyttelypäivätkin on raskaita. Yks jos toinenkin järkkäri kertoo nukkuneensa edellisenä yönä ehkä kaksi tuntia. Valmisteluita on tehty jo kuukausia, mutta aina jotakin jää edelliseen iltaan, ja useimmiten yöhön. Näyttelypäivä on mielettömän pitkä. Se alkaa jo aamulla aikaisin, kun paikkoja laitetaan valmiiks ja kestää myöhään iltaan/yöhön, kun tavarat puretaan ja paikkaa siivotaan. Päivä on täynnä hälinää ja meteliä. Nukkua tai rauhottua ei oikein pysty missään välissä, yleensä koko ajan on jotain tekemistä.
Näyttelypäivänä tuskin kellään menee kaikki täysin nappiin, eli tehdään vielä viime hetken korjauksia ja muutoksia. Järkkärit on vastuussa koko tapahtuman sujumisesta, joten tekemistä riittää. Sen lisäksi että lasketaan pisteitä, kannetaan luokkia, sihteeröidään, hoidetaan ehkä kahvilaa tai arpajaisia ja ollaa muuten vaa jatkuvasti saatavilla jos on jotain kysyttävää, on aikamoinen suoritus. Etenkin jos se kestää kellon ympäri. Niin ja vessan roskiksiakin pitäisi muistaa tyhjentää välillä ja papereita täyttää lavuaarin viereen. Ettei sitten ole sotkuista ja tule sanomista.

Eikä se ole vain järjestäjillä. Jos on vaikka aamuyöllä ajanut useamman tunnin näyttelypaikalle, on jaksaminen vähintäänkin kyseenalainen myös osallistujilla. Tai useammalla on tuntunut näyttelyyn valmistautuminen jäävän iltaan ja yömyöhällä kuljetaan ympäri kämppää etsimässä vielä kynsisaksia mukaan.
Evästäminen joillain näyttelypaikoilla on haastavaa ja moni turvautuu pienempiin eväisiin. Niimpä myös pelkästään nälkä saattaa yllättää ja useimmilla ihmisille se tuo oman lisä haasteensa jaksamiseen. Jos ei osaa varata tekemistä päivälle tai aika ei kulu muitten kanssa jutellessa, niin pelkkä odottelu käy mielen päälle.

Siinä on sitten vielä illan huipennus, kun koko väsynyt ja mahdollisesti nälkäinen ja päivästä uupunut kansa jännittää palkintojen jakoa. Osa jaksaa iloita ja onnitella kanssa kilpailijoita, osalla jaksaminen on loppu ja tuloksena vähintäänkin nuiva suhtautuminen. Jos ei kykene puhtaasti iloitsemaan muiden voitosta, oli se sitten omasta mielestään ansaittu voitto tai ei, niin voi joko kohteeliaasti taputtaa muiden mukana tai olla hiljaa.

2018 väripalkintona kudottu kori
Yleensä ja toivottavasti pääasiassa näyttelyn jälkeen jää hyvä fiilis. Se on ainakin kaikilla tavoitteena. Heti näyttelyn päätyttyä voi harmittaa tai yksinkertaisesti aiemmin mainittu väsymys painaa päälle niin että ei oikein osaa sanoa juuta eikä jaata, et noh, millanen päivä oli. Mut itse ainakin on tullut lähdettyä hyvillä mielin kotimatkalle, vaikka omat fretit ei oliskaan pärjänny. Yleensä päivän aikana ehtii nähdä (toki nykyää ku vietän paljon aikaa sihteeripöydän takana vähän näyttelyssä ku näyttelyssä, niin on ollut aika jopa pitkän näyttelypäivän aikana kortilla..) muita harrastajia tai vaikka oman fretin sukulaisten omistajia/kasvattajia ja pääsee juttelemaan kuulumisista. Tutuista löytyy aina joku palkinnon voittanut, jota mielellään onnittelee menestyksestä.

Tämän vuoden näyttelyn jälkeen olin itse niin kerta kaikkisen rikki ja väsynyt, että sen lisäksi että pillitin palkintojen jaon aikana meidän poikien menestyttyä yllättäen (en tiennyt tuloksia ennen ku niitä lueteltiin, oli ollu miehellä ja siskolla pokan pitämistä..) niin teki ihan mieli itkeä sitten kun sali oli tyhjentynyt ja kaikki oli vihdoin ohi. Ihan vaa siitä että siinä se nyt oli, huh, taas selvittiin. Ja vaikka aika häslinkiä olikin sekä palkintojen jaossa, että pitkään venähtäneessä recallissa (tää toki ei oo eka kerta ku näyttelyssä käy niin, mut aina se harmittaa ku on aatellu et päästän hyvissä ajoin tapahtuma päättämään), niin ihan hyvin se loppujen lopuksi meni. Ainakin palkinnot oli tykättyjä ja siitä tulee aina hyvä mieli, etenkin kun on itse ollut niitä tekemässä. Niistäkin kun osaa olla niin kriittinen etukäteen ja huolestuttaa, että ovatko ne tarpeeksi hienoja tai hyvin tehtyjä.

Omien kokemukseni pohjalta, en voi sanoa ettenkö olisi valmis uutta näyttelyä järjestämään. Jokainen näyttely on omanlaisensa kokemus ja voiman ponnistus, mutta jotenkin sitä myös luottamus omaan osaamiseen ja tekemiseen kasvaa samalla.

2017 Tammerferret
Ai mitä, voitinks mää?!

Toivottavasti muutkin näyttelynjärjestäjät jaksaa pysyä tässä haastavassa, mutta onnistuessaan varsin palkitsevassa toimessa mukana! Näin harrastajilla on jatkossakin tarjolla erilaisia näyttelyitä, joista valita itselleen sopivimmat :)